बिज़नेस को ऑटोमेट करने का सबसे आसान तरीका | बिज़नेस ऑटोमेशन

आज के ज़माने में लगभग 40% बिज़नेस करने वाले लोगों का यह सवाल है कि बिज़नेस को ऑटोमेट कैसे करें? बिज़नेस ऑटोमेशन कोई रॉकेट साइंस नहीं है, यह बहुत ही आसान चीज़ है जो आप घर में बैठकर बिना पैसे खर्च किये अपने बिज़नेस को ऑटोमेट कर सकते हैं। 

इस लेख में हम आपको बताएँगे की बिज़नेस ऑटोमेशन क्या है? कैसे इससे आपके बिज़नेस का रिवेन्यू बढ़ेगा और आपकी टेंशन घटेगी। 

आपको क्या लगता है, आज के दौर में आपके और आपके बिज़नेस के लिए सबसे ज़रूरी क्या है? पैसा? कर्मचारी? ग्राहक? नहीं आपके बिज़नेस के लिए और ख़ास आपके लिए भी सबसे ज़रूरी है समय। 

अगर आप कोई भी काम करते हैं और उस काम को समय से पहले कर लेते हैं तो कितना फायदा होता है वैसे ही सोचिये अगर आपका समय भी पूरा बच जाये और टेंशन भी खत्म हो जाये साथ ही बिज़नेस भी बढ़ता रहे तो कितना अच्छा होगा। इस लेख में पढ़िए कैसे बिज़नेस ऑटोमेशन आपके बिज़नेस को बढ़ाएगा। 

बिज़नेस ऑटोमेशन क्या है?

बिजनेस ऑटोमेशन कम से कम लोगों की मदद के बिना बिज़नेस प्रोसेस को पूरा करने के लिए एडवांस्ड तकनीक है। बिज़नेस में ऐसे बहुत से काम होते हैं जो लगभग रोज़ ही होते हैं जैसे सेल्स का रिकॉर्ड रखना, कमाई का रिकॉर्ड रखना ऐसे काम रोज़ करने पड़ते हैं। 

तो ऐसे कामों को बार बार ना करके इन्हें ऑटोमेट करना मतलब ऐसा सिस्टम कर देना की रोज़ बिना ज्यादा लिखा-पढ़ी और मेहनत के सेल्स का विवरण मिल जाये, कमाई की डिटेल मिल जाये, इसी को बिज़नेस ऑटोमेशन कहते हैं। 

एक बिज़नेस प्रोसेस एक गतिविधि, या गतिविधियों का एक समूह है, जिसका उपयोग एक विशिष्ट संगठनात्मक लक्ष्य को पूरा करने के लिए किया जाता है, जैसे प्रोडक्ट का प्रोडक्शन, नए कर्मचारियों को रखना या नए ग्राहकों को लाना।

बिज़नेस ऑटोमेशन के उदाहरण

बिज़नेस प्रोसेस जिन्हें ऑटोमेट रूप से बिज़नेस के कई क्षेत्रों में दिखाया जा सकता है, जिसमें मैनेजमेंट, ऑपरेशन, सप्लाई श्रृंखला, मानव संसाधन (Human Resource) और मार्केटिंग शामिल हैं। 

सामान्य तौर पर, ऐसे काम जो अधिक मात्रा में बार-बार होते हैं और समय के प्रति संवेदनशील होते हैं, जिनमें कई लोग शामिल होते हैं, जिनमें नियम और पालन की आवश्यकता होती है और ऑडिट/सुपरविशन की आवश्यकता होती है, वे सभी बिज़नेस ऑटोमेशन में आते हैं।

बिज़नेस के लिए क्यों ज़रूरी है बिज़नेस ऑटोमेशन?

देखो बिज़नेस का एकदम सीधा सा फंडा है, सामान/सर्विस बेचो और उससे पैसे कमाओ। कम शब्दों में कहें तो हम सभी चाहते हैं की बिज़नेस में हमारा आज के दौर के हिसाब से खून पसीना कम लगे और कमाई भरपूर हो। 

बिज़नेस ऑटोमेशन से एक बहुत बड़ी चीज़ जो आसान हो जाती है वो है, आप अपने बिज़नेस में कम लोगों के साथ ज्यादा काम कर सकते हैं और अपने बिज़नेस की कमाई और बढ़ाने की तरफ ध्यान दे सकते हैं। 

बिज़नेस ऑटोमेशन की खासियत यह है की इसमें गलती बहुत कम या यूँ कहें शून्य बराबर होती हैं, और जब गलतियां नहीं होगी तो आपका पूरा ध्यान अपने बिज़नेस को आगे बढ़ाने में रहेगा और आप बिज़नेस में समय की बहुत बचत कर पाएंगे। 

बिज़नेस ऑटोमेशन के लाभ 

बिज़नेस ऑटोमेशन के वैसे तो बहुत से लाभ हैं, उनमें से मुख्य 5 हमने नीचे लिखे हैं। 

बढ़ी हुई उत्पादकता

छोटे-बिज़नेस के मालिक, और किसी भी आकार के बिज़नेस में काम करने वाले, अपने काम पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और बाकी काम करने के लिए मोबाइल/मशीनों पर भरोसा कर सकते हैं। काम तेजी से पूरा होता है और बिना किसी गलतियों के।

आपकी और आपके बिज़नेस की उत्पादकता बिज़नेस ऑटोमेशन से ही बढ़ेगी। 

बेहतर कम्युनिकेशन

बिज़नेस ऑटोमेशन के साथ, सन्देश को पसंदीदा चैनल पर भेजा जा सकता है, या ग्राहक सेवा प्रतिनिधि, उदाहरण के लिए, चैनलों में बातचीत का पालन कर सकता है।

इसके अतिरिक्त, एक प्रतिनिधि बातचीत को अधिक उत्पादक बनाने के लिए विभिन्न एप्लीकेशन से डाटा निकाल सकता है। एक मैनेजर गतिविधियों को ट्रैक करने के लिए बिज़नेस ऑटोमेशन का उपयोग कर सकता है ताकि सभी पक्षों को पता चले कि वे उस प्रोजेक्ट या प्रक्रिया में कहाँ हैं जिस पर वे काम कर रहे हैं।

बढ़ी हुई प्रक्रिया दृश्यता

जब भी आप किसी प्रक्रिया को ऑटोमेट करते हैं, तो आपके पास फ्लो को करीब से देखने और यह तय करने का अवसर होता है कि कौन से कदम रखने लायक हैं और प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए क्या किया जा सकता है। परिणामस्वरूप, अधिक सुव्यवस्थित प्रक्रियाएं उत्पादन को और गति देंगी।

कम लागत

अध्ययन लगातार दिखाते हैं कि किसी व्यक्ति को समान काम करने के लिए भुगतान करने की तुलना में ऑटोमेशन जोड़ना काफी कम खर्चीला है। 

बढ़ी हुई ऑपरेशनल क्षमता

बहुत से बड़े विश्लेषकों का सुझाव है कि बिज़नेस ऑटोमेशन ऑपरेशनल लागत में 90% की कटौती कर सकता है और इंटेलीजेंट बिज़नेस ऑटोमेशन के उपयोग से 2025 तक लेबर कॉस्ट में भारी कमी आ जाएगी। 

इसके अलावा, ऑटोमेशन कम लीड टाइम, तेज डिलीवरी और स्टॉक और कैश के अधिक कुशल उपयोग को भी सक्षम बनाता है।

बिज़नेस में कहाँ करें ऑटोमेशन 

प्रक्रिया शुरू करने से पहले, उन परिणामों को समझना महत्वपूर्ण है जो आप ऑटोमेशन से देखना चाहते हैं। यह आपको अपने दृष्टिकोण को लक्षित करने में मदद करता है, इसलिए आप ऑटोमेशन जोड़ रहे हैं जहां यह सबसे प्रभावी होगा। 

यह सोचते समय कि आप अपने बिज़नेस को कैसे ऑटोमेट करने जा रहे हैं, ऐसी प्रक्रियाओं को लागू करने के अवसरों की तलाश करें जो आपकी टीम के कार्यभार (Workload) को हल्का करें, रचनात्मकता (Creativity) को बढ़ावा दें और लागत (Costs) को कम करें।

कठिन या समय लेने वाले वर्कफ़्लो को समझें। कौन से काम कर्मचारियों का ज्यादा समय लेते हैं? कौन से काम हर रोज़ या बार-बार करने होते हैं? ये काम ही ऑटोमेशन के लिए बेस्ट रहेंगे। यह संभावना है कि आपके कर्मचारियों को इन कामों के बारे में बहुत अच्छे से पता होगा, क्योंकि वे सबसे कठिन और कष्टप्रद होते हैं।

यह ज़रुरु समझें कि कौन से ऐप्स का उपयोग किया जा रहा है और वे एक-दूसरे से कैसे बात करते हैं। कोई भी स्थान जहां कोई व्यक्ति सॉफ्टवेयर प्लेटफॉर्म के बीच एक माध्यम का काम करता है,वो ऑटोमेशन के लिए एक सबसे बेस्ट स्थान है। 

लोगों और विभागों के बातचीत के तरीकों को देखें। क्या ऐसे डिपार्टमेंट हैं जिन्हें समान स्रोतों से बार-बार संचार करने या अक्सर जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता होती है? ऑटोमेशन ज्ञान को साझा करना और स्थानांतरित करना आसान बना सकता है।

इनोवेशन के अवसरों की पहचान करें। उन क्षेत्रों की पहचान करें जिन्हें आप विकास और रचनात्मकता देखना चाहते हैं और उन प्रोजेक्ट्स पर काम करने वाली टीमों को ऑटोमेशन के साथ नए और रोमांचक टूल बनाने के लिए प्रोत्साहित करें। 

जब आपके मौजूदा ऐप्स अपनी क्षमता से कम काम कर रहे हों, तो आप सूचनाओं को जोड़ें और उनका विश्लेषण करने, नए आईडिया निकालें या पूरी तरह से नए टूल बनाने के लिए ऑटोमेशन का उपयोग कर सकते हैं।

अगर आप बिज़नेस को ऑटोमेट करना चाहते हैं तो हमारी राय में इन क्षेत्रों से ऑटोमेशन के साथ आरंभ करें:

• ऑटोमेशन के साथ सूचनाओं का मैनेजमेंट अनावश्यक सूचनाओं को समाप्त करके और महत्वपूर्ण सूचनाओं को एक ही स्थान पर एकत्रित करके कर्मचारियों को इस काम से मुक्त करता है।

• ऑटोमेशन फाइलों का बैकअप लेकर, नया प्रोजेक्ट शुरू होने पर टेम्प्लेट से फोल्डर और डॉक्यूमेंट बनाकर, या ईमेल अटैचमेंट को डाउनलोड और व्यवस्थित करके फ़ाइल मैनेजमेंट में आपकी मदद कर सकता है।

• कार्य मैनेजमेंट जैसे टू-डू सूचियों में आइटम जोड़ना और टीम के सदस्यों को प्रोजेक्ट्स पर प्रगति के बारे में सूचित करना ऑटोमेशन जोड़ने का एक और आसान स्थान है।

अंततः, जैसे-जैसे कर्मचारी अपने तनाव के स्तर को कम करते हैं, उनके पास रचनात्मक विचारों (Creative Ideas) के लिए एक खुला दिमाग और अधिक ऊर्जा होती है। इसलिए अपने बिज़नेस में ऐसे क्षेत्रों को ढूंढें जहाँ पर रोज़ की मेहनत की जगह आप ऑटोमेट कर दें ताकि आपके कर्मचारी और आप दोनों बिज़नेस की छोटी झंझटों से मुक्त होकर बड़े कामों पर ध्यान दे पाएं। 

बिज़नेस को ऑटोमेट कैसे करें?

बिज़नेस को ऑटोमेट करने के कुछ आसान तरीके हमने नीचे इस लेख में बताएं हैं, अंत तक ज़रूर पढ़ें। 

1. चुनें कि आप किन कामों को ऑटोमेट करने जा रहे हैं

अगर यह स्पष्ट या सरल लगता है, तो फिर से सोचें। ऑटोमेट करने के लिए सही कामों का चयन करना अत्यंत महत्वपूर्ण है और यह वह जगह है जहाँ बहुत से बिज़नेस ऑटोमेशन के साथ झूठी शुरुआत करते हैं – इसलिए वही गलती न करें।

सबसे पहले, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि ऑटोमेशन कैसे काम करता है और यह वास्तव में क्या करने में सक्षम है क्योंकि बहुत से कामों को आप ऑटोमेट कर सकते हैं, जो शायद ज़रूरी भी ना हो। 

तो आपको किस तरह के कामों को ऑटोमेट करना चाहिए?

कम शब्दों में इसका जवाब है, ऐसे काम को ऑटोमेट करना चाहिए जो बार-बार होते हैं, समय लेने वाले होते हैं और बिना किसी तकनिकी ज्ञान के, आपके इनपुट के बिना 100% सटीक रूप से संभालने में आसान हों।

2. अपने ऑटोमेशन टूल चुनें

एक बार जब आप जान जाते हैं कि आप किन कामों को ऑटोमेट करने जा रहे हैं, तो यह उन टूल्स को चुनने का समय है जिनका उपयोग आप चीजों को करने के लिए करने जा रहे हैं। 

आपको ऑनलाइन अलग-अलग कामों के लिए अलग-अलग ऑटोमेशन टूल्स आसानी से मिल सकते हैं, कुछ फ्री भी हैं और कुछ के लिए थोड़े पैसे भी लगेंगे। 

3. अपने ऑटोमेशन का लक्ष्य निर्धारित करें

ऑटोमेशन टूल पर पैसा खर्च करना और नए वर्कफ़्लोज़ बनाने में समय लगाना अच्छा नहीं है अगर वे आपके बिज़नेस को अधिक लाभदायक नहीं बनाते हैं।

इसलिए इससे पहले कि आप कोई वर्कफ़्लो स्थापित करें, यह सुनिश्चित कर लें कि आपने अपने बिज़नेस ऑटोमेशन के लक्ष्य निर्धारित किए हैं जिनका उपयोग आप सफलता का आकलन करने और अपनी प्रक्रियाओं को बेहतर करने के लिए कर सकते हैं।

कुछ मामलों में, आपका लक्ष्य अपनी टीम के प्रदर्शन से तालमेल बिठाना और फिर उस समय का कहीं और उपयोग करना हो सकता है। उदाहरण के लिए, आप अपने सोशल पोस्ट्स को ऑटोमेट कर सकते हैं ताकि आपका पोस्ट आटोमेटिक रूप से एक सप्ताह के लिए प्रति दिन तीन बार ट्विटर पर प्रकाशित हों। 

सवाल यह है कि आप इस समय क्या करने जा रहे हैं जो आपके बिज़नेस के लिए मूल्य जोड़ता है? इस बिज़नेस ऑटोमेशन का लक्ष्य आपको कुछ और करने की अनुमति देना है – तो यह क्या है? अपने लक्ष्य को तय करें और सुनिश्चित करें कि यह मापने योग्य है ताकि आप इन जैसे छोटे ऑटोमेशन के प्रभाव को भी देख सकें।

विशिष्ट बनें, प्रत्येक तिमाही के लिए लक्ष्य निर्धारित करें और सफलता का आकलन करने के लिए इन्हें बेंचमार्क के रूप में उपयोग करें।

4. परिणामों को ट्रैक करें और अपनी प्रक्रियाओं को बेहतर बनाएं

लक्ष्य निर्धारित किए बिना, आप यह मापने के लिए संघर्ष करेंगे कि आपके बिज़नेस पर ऑटोमेशन का कितना सकारात्मक प्रभाव पड़ रहा है। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि आप अपने ऑटोमेशन को बेहतर करने और परिणामों में सुधार करने में सक्षम नहीं होंगे।

जब ऑटोमेशन आपके कामों को लगभग असीमित रूप से गुणा करने की अनुमति देता है, तो आपके वर्कफ़्लो में एक साधारण बदलाव आपके लाभ मार्जिन में हजारों या सैकड़ों हजारों जोड़ सकता है।

5. अपने ऑफिस/बिज़नेस में एक ऑटोमेटेड कल्चर बनाएं

एक बार जब आप ऑटोमेशन में आगे बढ़ जाते हैं, तो आप महसूस करेंगे कि यह एक तकनीक बेहद कारगर और लाभदायक है। आप अपने आसपास सब कुछ देखेंगे और सोचेंगे कि क्या हम इसे ऑटोमेट कर सकते हैं? और आप अपने द्वारा चलाए जा रहे प्रत्येक मौजूदा ऑटोमेशन को देखेंगे और सोचेंगे कि हम इसे कैसे सुधार सकते हैं?

यह उस तरह का ऑटोमेशन कल्चर है जिसे आप अपने ऑफिस में, अपनी पूरी टीम में बनाना चाहते हैं। यह मानसिकता दक्षता के बारे में है, अपने संसाधनों (Resources) का अधिकतम लाभ उठाना और जो आपके पास है उसके साथ परिणामों को अधिकतम करना – वह सब कुछ जो आप चाहते हैं कि आपकी टीम कार्य पूरा करते समय सोचे।

आप चाहते हैं कि आपकी टीम के सदस्य यह पहचानें कि वे एक ही कार्य को बार-बार दोहरा रहे हैं, ऐसे कार्य जिन्हें ऑटोमेट किया जा सकता है और जो नहीं कर सकते उनके लिए अधिक समय खाली कर सकते हैं। 

इस तरह की मानसिकता अपने आप नहीं आती इसलिए इसे ऑफिस/बिज़नेस में निरंतर उपस्थिति बनाएं और ऑटोमेशन को बेहतर परिणामों में बदलने के लिए अपनी टीम को पुरस्कृत करें।

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और अंत में 

बिज़नेस ऑटोमेशन कोई जादू नहीं हैं, यह बस एक माध्यम है जो अगर सही से उपयोग में लाया जाए तो आपके बिज़नेस को बहुत आगे बढ़ा सकता है और बिज़नेस के लिए लाभदायक भी साबित हो सकता है। 

बिज़नेस में ऑटोमेशन लाएं और धीरे धीरे पहला कदम बढ़ा कर रिजल्ट्स देखना शुरू करें और उन रिजल्ट्स के आधार पर कुछ ज़रूरी बदलाव अगर हों तो अपने बिज़नेस में वो बदलाव लाएं और आगे बढ़ते जाएँ। एक बात का ख़ास ध्यान रखें शुरुआत में एकदम ज्यादा ऑटोमेशन की तरफ ना बढ़ें धीरे-धीरे अपने ऑटोमेशन को बढ़ाएं।